Suivre ses clients sans se perdre dans les tableurs

Un devis envoyé et jamais relancé, c'est un chantier qu'un autre a pris. Vous n'avez pas besoin d'un logiciel de plus : vous avez besoin d'une fiche par client qui se remplit toute seule, et d'une liste, le lundi matin, de ceux qu'il faut rappeler.

Le problème

Vous savez très bien qui sont vos clients. Le souci, c'est de savoir où vous en êtes avec chacun. L'information existe, mais elle est partout à la fois : dans votre tête, dans les messages du téléphone, sur un carnet, dans un tableur commencé un dimanche soir et abandonné trois semaines plus tard.

Résultat, ce sont toujours les mêmes trous :

• Un devis à 4 000 € envoyé il y a un mois, jamais relancé — vous ne saurez jamais s'il aurait dit oui.
• Un client rappelé deux fois en trois jours, un autre oublié depuis six semaines.
• Le même numéro noté trois fois, sous trois orthographes différentes.
• Impossible de répondre à « on avait dit quoi la dernière fois ? » sans fouiller dix minutes.

Les logiciels du marché règlent ça en théorie. En pratique, ils demandent de saisir une fiche complète après chaque appel — et personne ne le fait quand on rentre à 19 h avec les mains sales.

Ce qu'on installe

Un tableau en ligne, consultable depuis le téléphone comme depuis l'ordinateur, avec une fiche par client. Ce qui change tout, c'est la façon dont il se remplit :

• Depuis votre téléphone, entre deux chantiers : le nom, deux phrases sur ce qui s'est dit, et c'est enregistré. Pas de formulaire à rallonge.
• Le client est reconnu par son numéro ou son mail : si la fiche existe déjà, elle est complétée, elle n'est pas dupliquée. C'est ce qui empêche le tableau de devenir un dépotoir au bout de six mois.
• Les nouvelles demandes s'y rangent toutes seules si on a aussi branché la collecte des demandes.
• Le lundi matin, vous recevez la liste des clients sans nouvelles depuis plus de quinze jours — devis en attente, chantiers à confirmer. Vous n'avez plus qu'à décrocher.

Comment ça se met en place

1. On définit ce que vous voulez retrouver Trente minutes ensemble. Quelles informations comptent vraiment pour votre métier, et à partir de quand un client doit être considéré comme « à relancer ».
2. J'installe et je reprends votre existant Je monte le tableau et je récupère ce que vous avez déjà — carnet, tableur, contacts du téléphone. Vous ne repartez pas d'une feuille blanche.
3. On fait le tour ensemble sur votre téléphone Vous ajoutez deux ou trois clients pendant qu'on est côte à côte. Au bout de cinq minutes, c'est acquis.

Comptez une demi-journée en tout, dont environ une heure de votre temps. Je me déplace dans l'Hérault et le Gard — Lunel, Montpellier, Nîmes et les alentours.

Questions qu'on me pose

C'est encore un logiciel à apprendre ?

Non. C'est une page à ouvrir depuis le raccourci posé sur l'écran d'accueil de votre téléphone. Il y a un nom, un numéro, et une case pour écrire ce qui s'est dit.

Et mes données ?

Elles sont sur votre compte, pas sur le mien. Si vous arrêtez, vous gardez tout, et le tableau reste lisible sans moi — c'est un tableau, pas un format compliqué.

Je suis déjà sur un logiciel de devis, ça fait doublon ?

Dites-le-moi pendant l'audit. Si votre logiciel fait déjà le suivi et la relance, je vous le dirai franchement plutôt que de vous vendre quelque chose en double.

Allan Lavenaire, Veloce Automatisation — Lunel (Hérault). Intervention dans l'Hérault et le Gard.